Rejestr Czynności Przetwarzania wymagany przez RODO

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) nakłada na administratorów szereg obowiązków, związanych z tym w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe. Reguluje także zakres dokumentacji, jaki musi być prowadzony przez Administratorów i wykazany przed Urzędem Ochrony Danych w przypadku kontroli. Jednym z podstawowych obowiązków jest prowadzenie Rejestru Czynności Przetwarzania.
Elementy, które powinny znaleźć się w rejestrze (niezbędne minimum):

  • imię i nazwisko (nazwa), dane kontaktowe administratora, współadministratorów, gdy ma zastosowanie: przedstawiciela administratora i inspektora ochrony danych (zaleca się podanie więcej niż jednej danej kontaktowej);
  • cele przetwarzania;
  • opis kategorii osób, np. podmioty świadczące usługi IT, księgowo-kadrowe, przewoźnicy;
  • opis kategorii danych osobowych;
  • kategorie odbiorców danych, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, w tym odbiorców w państwach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych;
  • gdy ma to zastosowanie, przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwa tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej
  • jeżeli jest to możliwe – planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych – w wielu bowiem przypadkach wskazanie nawet planowanych terminów usunięcia nie jest możliwie lub jest co najmniej znacznie utrudnione;
  • jeżeli jest to możliwe – ogólny opis technologicznych, organizacyjnych środków bezpieczeństwa

System ZORRO pozwala na automatyczne generowanie Rejestru czynności przetwarzania

ZORRO to narzędzie stworzone z myślą o Inspektorach Ochrony Danych. System umożliwia znaczną automatyzację i usprawnienie codziennej pracy Inspektorów dzięki takim funkcjom jak dynamicznie generowanie wymaganych dokumentów. W ZORRO mamy możliwość automatycznego utworzenia między innymi Rejestru Czynności Przetwarzania, Rejestru Kategorii Przetwarzania, oraz Rejestru Naruszeń. Dodatkowo możemy również wystawiać upoważnienia dla pracowników, czy umowy powierzenia danych.

Dokumenty te generowane są w oparciu o wzory dostarczane przez kancelarię Casus Iuris (która jest partnerem merytorycznym Systemu ZORRO), lecz istnieje także możliwość dostarczenia własnych wzorów dokumentów do automatyzacji.

Dzięki między innymi wyżej wymienionym funkcjom oprogramowanie ZORRO jest idealnym narzędziem dla Inspektorów, i zapewnia kompleksowe wsparcie w zakresie świadczenia usług IOD. Dodatkowo możliwość obsługi grup kapitałowych, i prowadzenia wielu podmiotów w jednym systemie sprawia, że to rozwiązanie sprawdza się zarówno w przypadku osób świadczących usługi IOD na rzecz innych firm w formie outsourcingu, jak i inspektorów wyznaczonych do pełnienia tej funkcji wewnątrz organizacji.

Na administratorów nałożony jest obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania.

Rejestr może być prowadzony w formie papierowej lub elektronicznej. Automatycznie generowany rejestr dostępny w Systemie ZORRO jest oparty na wzorze, który został przygotowany przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) i opublikowany na stronie Urzędu. Rejestr ten zawiera wszystkie kategorie wymagane według RODO, dzięki czemu pozwala łatwo wykazać niezbędny dokument w przypadku kontroli.

Moduł raporty umożliwia prowadzenie rejestrów w sposób ciągły i dynamiczny – dzięki czemu wszystkie zmiany, które przeprowadzamy w zakresie np. ewidencjonowania zbiorów, naruszeń, czy stosowanych zabezpieczeń zostają automatycznie połączone z raportami co umożliwia wygenerowanie odpowiednich rejestrów wtedy, kiedy tego potrzebujemy.

Naciśnij przycisk „Generuj plik excel” i zobacz przykładowy rejestr:


Generowanie rejestrów jest tylko jedną z funkcjonalności, jakie zapewnia System ZORRO. Ze względu na modularny charakter oprogramowania istnieje możliwość konfiguracji i dostosowania go do własnych potrzeb oraz specyfiki branży. Użytkownicy systemu dysponują między innymi takimi funkcjami jak tworzenie własnych szablonów obiektów w zbiorach, import listy upoważnionych pracowników, czy automatyczne generowanie dokumentów takich jak umowy powierzenia i upoważnienia. Natomiast integracja z autorską Platformą Szkoleń ZORRO pozwala na szkolenie pracowników online i zebranie wszystkich informacji istotnych z perspektywy Inspektora Ochrony Danych w jednym miejscu, a także generowanie certyfikatów dla przeszkolonych pracowników, i prowadzenie pełnej ewidencji szkoleń.
Dlatego też zapraszamy wszystkich Inspektorów Ochrony Danych do zapoznania się z funkcjonalnościami Systemu ZORRO oraz Platformy Szkoleń w praktyce.
Nasi konsultanci chętnie odpowiedzą na wszelkie pytania, oraz zaprezentują Państwu pełną wersję Systemu podczas krótkiej i darmowej prezentacji online. W celu umówienia prezentacji zapraszamy do kontaktu pod adresem qbico@qbico.pl lub pod numerem telefonu (+48) 661 420 822
Źródło: https://uodo.gov.pl/pl/123/214

Umów się na prezentację online

Sprawdź System ZORRO i zamów darmowy dostęp demo na 30 dni


program do RODO